Datenpanne – was tun? Was ist eine Datenpanne?
Der Begriff „Datenpanne“ bezeichnet jede Beeinträchtigung der Sicherheit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zum Verlust, zur unbefugten Offenlegung oder zum unbefugten Zugang, zur Veränderung oder zur Zerstörung der Daten führt. Solche Vorfälle können erhebliche Risiken für die betroffenen Personen mit sich bringen, wie Identitätsdiebstahl, Diskriminierung, finanzielle Verluste oder Rufschädigung. Typische Beispiele für Datenpannen sind der Verlust von Geräten wie Smartphones, Laptops oder USB-Sticks mit sensiblen Kundendaten, Hackerangriffe, aber auch versehentlich an falsche Empfänger gesendete E-Mails.
Datenpannen können in verschiedenen Formen auftreten, von einfachen menschlichen Fehlern bis hin zu gezielten Angriffen durch Cyberkriminelle. Die Folgen solcher Datenpannen können weitreichend sein, nicht nur für die betroffenen Personen, sondern auch für das betroffene Unternehmen, das neben einem Imageverlust auch rechtliche Konsequenzen und finanzielle Einbußen zu tragen hat. Die Schwere einer Datenpanne hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Art der betroffenen Daten, der Anzahl der betroffenen Personen und der potenziellen Nutzung der gestohlenen oder verlorenen Daten.
Datenpanne: wann tritt die Meldepflicht nach der DSGVO in Kraft?
Eine Datenschutzverletzung kann zu einer Meldepflicht gegenüber den Datenschutzaufsichtsbehörden führen. Diese Pflicht entsteht, sobald eine Verletzung der DSGVO-Bestimmungen vorliegt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Verletzung absichtlich, fahrlässig oder unbeabsichtigt geschah. Nach einem Datenschutzvorfall muss dies unverzüglich der Geschäftsführung und anderen relevanten Abteilungen sowie der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde gemeldet werden. Zusätzlich sind umgehend Maßnahmen zu ergreifen, um die Datenpanne zu stoppen und weitere Schäden oder Risiken zu minimieren.
Die Meldepflicht nach der DSGVO ist an bestimmte Bedingungen geknüpft. Sobald die Verletzung personenbezogener Daten ein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellt, muss die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informiert werden. Wenn die Meldung nicht innerhalb dieser Frist erfolgen kann, sind die Gründe für die Verzögerung anzugeben. Ein Risiko besteht beispielsweise, wenn die Verletzung zu physischen, materiellen oder immateriellen Schäden führen kann. Ein hohes Risiko besteht insbesondere dann, wenn die verletzten Daten sensible Informationen wie finanzielle Daten, Gesundheitsdaten oder andere besonders schützenswerte Daten gemäß Art. 9 DSGVO umfassen.
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M EDatenpanne – was tun? Was muss man nach DSGVO melden?
Bei einer Datenpanne ist rasches und gezieltes Handeln gefragt, um die Auswirkungen zu begrenzen und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die wichtigsten Schritte und Pflichten gemäß der DSGVO sind:
1. Risiko bewerten
Zunächst muss eine detaillierte Risikoanalyse für die betroffenen Personen durchgeführt werden. Dabei ist zu ermitteln, welche Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen durch die unrechtmäßige Verarbeitung, Löschung oder den Verlust der Daten entstehen könnten. Diese Analyse sollte die potenziellen Schäden und Gefahren für die Betroffenen berücksichtigen. Wenn ein hohes Risiko festgestellt wird, müssen die betroffenen Personen umgehend informiert werden. Diese Einschätzung sollte idealerweise von einem Datenschutzexperten durchgeführt werden, um Bußgelder aufgrund verspäteter oder unvollständiger Meldungen zu vermeiden.
Eine gründliche Risikoanalyse umfasst die Identifizierung der Art der verletzten Daten, die Anzahl der betroffenen Personen und die möglichen Konsequenzen der Datenpanne. Es ist auch wichtig zu überlegen, ob die betroffenen Daten leicht missbraucht werden können und wie wahrscheinlich es ist, dass Dritte auf diese Daten zugreifen können. Darüber hinaus sollte die Wahrscheinlichkeit weiterer ähnlicher Vorfälle bewertet werden, um präventive Maßnahmen besser planen zu können.
2. Meldung der Datenpanne an die Datenschutzaufsichtsbehörde
Wenn die Datenpanne ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt, muss diese innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der Verletzung der zuständigen Datenschutzbehörde gemeldet werden (Art. 33 DSGVO). Ein typisches Beispiel für meldepflichtige Risiken sind Hackerangriffe, Verlust von Daten durch Diebstahl oder unbefugte Weitergabe von Daten durch Mitarbeiter.
Die Mehrzahl der landesweiten Datenschutzaufsichtsbehörden stellen auf ihren Websites entsprechende Meldeformulare und Hinweise zur Meldung bereit.
Die Meldung sollte die folgenden Informationen enthalten:
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- Eine Beschreibung der Art der Verletzung, einschließlich der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und Datensätze.
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen bzw. des Datenschutzbeauftragten.
- Eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Datenpanne.
- Maßnahmen zur Behebung der Datenpanne.
- Eventuelle Maßnahmen zur Minderung der Folgen.
Die Aufsichtsbehörde wird die eingegangene Meldung prüfen und gegebenenfalls weitere Schritte anordnen. Es ist wichtig, während dieses Prozesses eng mit der Behörde zusammenzuarbeiten und alle erforderlichen Informationen bereitzustellen.
3. Benachrichtigung der betroffenen Personen
Wenn durch die Datenpanne sensible oder umfangreiche Daten betroffen sind und dies ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellt, müssen diese unverzüglich informiert werden (Art. 34 DSGVO). „Unverzüglich“ bedeutet, dass die Information so schnell wie möglich, d.h. ohne schuldhafte Verzögerung erfolgen muss. Ein hohes Risiko kann u.a. vorliegen, wenn Datensätze Bankinformationen oder besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO enthalten.
Die Benachrichtigung der betroffenen Personen sollte klar und verständlich sein und die folgenden Informationen enthalten:
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- Eine Beschreibung der Art der Datenpanne.
- Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer anderen Anlaufstelle für weitere Informationen.
- Eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Datenpanne.
- Eine Beschreibung der Maßnahmen, die ergriffen wurden oder vorgeschlagen werden, um die negativen Folgen der Datenpanne zu mindern.
4. Dokumentation
Wenn durch die Datenpanne sensible oder umfangreiche Daten betroffen sind und dies ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellt, müssen diese unverzüglich informiert werden (Art. 34 DSGVO). „Unverzüglich“ bedeutet, dass die Information so schnell wie möglich, d.h. ohne schuldhafte Verzögerung erfolgen muss. Ein hohes Risiko kann u.a. vorliegen, wenn Datensätze Bankinformationen oder besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO enthalten.
Die Benachrichtigung der betroffenen Personen sollte klar und verständlich sein und die folgenden Informationen enthalten:
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- Eine Beschreibung der Art der Datenpanne.
- Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer anderen Anlaufstelle für weitere Informationen.
- Eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Datenpanne.
- Eine Beschreibung der Maßnahmen, die ergriffen wurden oder vorgeschlagen werden, um die negativen Folgen der Datenpanne zu mindern.
Ihre Anwälte beim Vorliegen einer Datenpanne

Datenpanne – was tun? Rechtzeitigkeit der Meldung
Die Meldung einer Verletzung personenbezogener Daten muss unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden, bei der Aufsichtsbehörde eingehen. Diese Frist beginnt mit Kenntniserlangung. Wenn eine frühere Meldung möglich ist, muss sie auch früher erfolgen. Wird die 72-Stunden-Frist überschritten, muss der Verantwortliche dies begründen und außergewöhnliche Umstände darlegen. Ein akzeptabler Grund liegt z.B. vor, wenn viele Hacker-Attacken in kurzem Zeitraum auftreten.
Die Meldepflicht beginnt, sobald der Verantwortliche einen angemessenen Grad an Sicherheit darüber hat, dass eine Datenschutzverletzung vorliegt. Vage Hinweise genügen nicht; der Verantwortliche muss zunächst Ermittlungen anstellen. Eine Meldung ist erforderlich, sobald die Ermittlungen einen angemessenen Grad an Sicherheit ergeben, auch wenn der Sachverhalt noch nicht vollständig aufgeklärt ist. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein unverschlüsselter USB-Stick verloren geht und noch nicht nachvollzogen werden kann, ob Dritte die Daten ausgelesen haben.
Falls noch nicht alle gesetzlich geforderten Informationen (z.B. Datenkategorien oder Anzahl der Betroffenen) bekannt sind, ist dies kein Hinderungsgrund für eine rechtzeitige Meldung gegenüber der Datenschutzaufsichtsbehörde. Die fehlenden Informationen können später nachgereicht werden (Art. 33 Abs. 4 DSGVO).
Wie wird die 72h-Frist berechnet?
Im Datenschutzrecht spielt die rechtzeitige Meldung von Datenschutzverletzungen eine zentrale Rolle. Gemäß der europäischen Fristen-Verordnung müssen Unternehmen innerhalb von 72 Stunden nach Kenntnisnahme einer Datenschutzpanne diese bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden.
Die Berechnung dieser 72-Stunden-Frist folgt bestimmten Regeln: Die Stunde, in der das Unternehmen von der Datenschutzverletzung erfährt, wird nicht mitgerechnet. Wenn also beispielsweise am Mittwoch um 11:10 Uhr eine Datenschutzpanne festgestellt wird, beginnt die Frist erst um 12:00 Uhr desselben Tages. Die Frist endet exakt 72 Stunden später mit Ablauf der letzten Stunde, unabhängig davon, ob dies auf einen Werktag, Feiertag oder Wochenende fällt. In unserem Beispiel endet somit die Frist am Samstag um 12:00 Uhr.
Technische und organisatorische Maßnahmen zur Prävention der Datenpanne
Zur Vermeidung von Datenpannen sind präventive Maßnahmen unerlässlich. Unternehmen sollten regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für ihre Mitarbeiter durchführen, um das Bewusstsein für Datenschutz zu stärken und menschliche Fehler zu minimieren. Technische Maßnahmen wie Verschlüsselung, regelmäßige Software-Updates und starke Passwortrichtlinien sind ebenfalls essenziell, um die Datensicherheit im Unternehmen zu gewährleisten.
Zusätzlich sollten Unternehmen eine umfassende Datenschutzstrategie entwickeln, die sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen umfasst. Dazu gehören:
- Datenminimierung: Generell sollten nur die notwendigsten Daten erhoben und verarbeitet werden.
- Pseudonymisierung: Wann immer möglich, sollten personenbezogene Daten so verarbeitet werden, dass sie ohne zusätzliche Informationen nicht mehr einer spezifischen Person zugeordnet werden können.
- Regelmäßige Audits und Sicherheitsüberprüfungen: Durch regelmäßige Prüfungen können Schwachstellen in der IT-Infrastruktur frühzeitig erkannt und behoben werden.
- Implementierung von Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen sollten Zugang bspw. zu sensiblen Daten haben.
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A CErstellung und Pflege eines Notfallplans
Es ist außerdem ratsam, im Voraus ein detailliertes Konzept oder einen Notfallplan zu erstellen, der im Falle einer Datenpanne greift. Dieser Plan sollte Maßnahmen zur Vermeidung von Datenpannen sowie zur Einhaltung des Datenschutzes umfassen und regelmäßig in Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten überprüft und aktualisiert werden. Eine dokumentierte Festlegung dieses Ablaufs ist ebenfalls empfehlenswert, um im Ernstfall schnell und effektiv handeln zu können.
Ein effektiver Notfallplan sollte die folgenden Elemente enthalten:
- Sofortmaßnahmen: Klare Anweisungen, welche Schritte unmittelbar nach Entdeckung einer Datenpanne zu ergreifen sind.
- Verantwortlichkeiten: Eine klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.
- Kommunikationsstrategie: Ein Plan, wie intern und extern über die Datenpanne kommuniziert wird, einschließlich der Benachrichtigung der betroffenen Personen und der Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde.
- Maßnahmen zur Schadensbegrenzung: Vorgaben, wie die Auswirkungen der Datenpanne auf ein Minimum reduziert werden können.
- Kontinuierliche Verbesserung: Eine Strategie zur Auswertung von Datenpannen und zur kontinuierlichen Verbesserung der Datenschutzmaßnahmen.
Konsequenzen bei Nichterfüllung der Meldepflicht bei einer Datenpanne
Die Unterlassung der Meldepflicht gemäß Art. 33 DSGVO kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Verstöße gegen diese Pflichten unterliegen den Sanktionen nach Art. 83 DSGVO. Die Höhe der Geldbuße hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Schwere der Verletzung, die Natur der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Betroffenen und der Umfang des Schadens. Insbesondere bei Nichtmeldung kann eine Geldbuße von bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des gesamten weltweiten Jahresumsatzes des vorhergehenden Geschäftsjahres verhängt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist (Art. 83 Abs. 4 lit. a DSGVO).
Ein wesentlicher Punkt bei der Beurteilung von Sanktionen ist, ob der Verantwortliche die erforderlichen Maßnahmen ergriffen hat, um die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu verhindern oder zu mildern. Dies schließt die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen ein, um sicherzustellen und nachzuweisen, dass die Datenverarbeitung gemäß der DSGVO erfolgt (Art. 5 DSGVO). Dies umfasst insbesondere die Sicherstellung der Integrität und Vertraulichkeit der Daten sowie die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der Daten und den Zugang zu ihnen bei einem Vorfall wiederherzustellen.
Verstöße können auch aufgrund von Nichtbeachtung anderer relevanter Bestimmungen der DSGVO oder anderen nationalen Datenschutzgesetzen erfolgen, die zusätzlich zu den Vorgaben der DSGVO zu beachten sind. Unternehmen und Organisationen sollten daher sicherstellen, dass sie über angemessene Datenschutzrichtlinien und Verfahren verfügen, um die Einhaltung der Melde- und Sicherheitsvorschriften zu gewährleisten.
Eine rechtzeitige und korrekte Meldung einer Datenschutzverletzung ist daher nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch entscheidend für das Vertrauen der Betroffenen und die Wahrung des eigenen Rufes und der Geschäftskontinuität.
Datenpanne – was tun? Spezialisten im Datenschutz unterstützen Sie!
Datenschutzverletzungen stellen eine erhebliche Bedrohung für Unternehmen und betroffene Personen dar. Ein effektives Management von Datenschutzvorfällen erfordert eine gründliche Vorbereitung und ein schnelles, gezieltes Handeln im Ernstfall. Die Einhaltung der Meldepflichten gemäß der DSGVO ist dabei von zentraler Bedeutung, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu erhalten.
Eine umfassende Datenschutzstrategie, die technische und organisatorische Maßnahmen kombiniert, sowie die Erstellung und Pflege eines Notfallplans sind daher essenziell, um auf Datenpannen vorbereitet zu sein. Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen helfen dabei, menschliche Fehler zu minimieren und das Bewusstsein für Datenschutz zu stärken. Drucken Sie sich den folgenden Leitfaden, was Sie im Ernstfall beachten sollen, am besten aus:
Leitfaden Erste Hilfe bei Vorliegen einer Datenpanne
Bei Unsicherheiten ist es ratsam, den Rat von Experten einzuholen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen der DSGVO erfüllt werden. Unsere Kanzlei verfügt über langjährige Erfahrung in der Bewertung von Datenschutzvorfällen und im Umgang mit Melde- und Benachrichtigungspflichten. Kontaktieren Sie unsere auf das Datenschutzrecht spezialisierten Anwälte gerne, wenn Sie Unterstützung benötigen: